Anmerkungen zur Datensicherung
Bitte diese Hinweise ernst nehmen!
Bei der Arbeit mit nnatis wird Arbeit in den Aufbau von Datenbeständen investiert. Besonders aufwändig ist die Erstellung von Referenzlisten (wenn keine fertigen zur Verfügung stehen) und die Eingabe von Kartierungen. Auch die Pflege des Datenbestandes (Fehlerkorrekturen oder Aktualisierungen) kann eine Menge Zeit beanspruchen. Wer einmal den aktuellen Rote Liste-Status bei 100 Arten eingetragen hat, wird diese Arbeit nicht ohne wichtigen Grund wiederholen wollen.
Diese Investition ist mehreren Gefahren ausgesetzt: technische Defekte, Bedienungsfehler, unüberlegte massive "Korrekturen" u.v.m.
Aus diesem Grund ist es wichtig, Daten zu sichern. Dabei sind die mit nnatis aufgebauten Tabellen vorrangig zu behandeln, denn das Programm selbst kann immer wieder neu installiert werden.
Eine richtige Datensicherung ist eine Kunst für sich. Daher können hier nur erste Hinweise gegeben werden, die vor allem die einzelnen Benutzer vor schlimmsten Katastrophen schützen sollen. Für tiefer gehende Informationen (z.B. bei Einsatz in größeren Netzwerken) muss die Fachliteratur oder ein Fachmann herangezogen werden.
Zur Erstellung einer brauchbaren Datensicherung sollte u.a. folgendes beachtet werden:
- Die Daten sollen immer auf einen von dem Rechner trennbaren Datenträger gesichert werden. Eine Zusatz-Festplatte im Rechner kann nach einem Netzteildefekt zusammen mit der ersten ausfallen und der Rechner selbst kann abhanden kommen. Eine an den Rechner gebundene Datensicherung ist dann wertlos.
- Die Sicherungsmedien sollen getrennt vom Rechner aufbewahrt werden. Sie vertragen i.d.R. keine Hitze, Feuchtigkeit oder lange direkte Sonneneinstrahlung.
- Wichtige Daten (wie z.B. abgeschlossene Erfassungsvorhaben) sollen als mehrere Kopien auf verschiedenen Medien gesichert werden. Diese Medien sollen getrennt voneinander aufbewahrt werden.
- Die Daten sollen regelmäßig und entsprechend dem Datenanfall gesichert werden. Bei gelegentlicher manueller Dateneingabe können andere Zeitabstände eingeplant werden als bei häufigen Datenimporten. Die Entscheidungsfrage könnte in etwa lauten: "Wieviel Zeit spare ich, wenn ich die seit der letzten Datensicherung investierte Arbeit NICHT nochmal machen muss?"
- Es ist sinnvoll, vor größeren Importen eigene Daten sowie die Importquellen (Fremddaten) zusammen zu sichern.
- Die gesicherten Daten sollen längere Zeit aufbewahrt werden. Im Einzelfall kann es nützlich sein, auf den Bearbeitungsstand von vor x Jahren zugreifen zu können. Dies betrifft z.B. Datenerfassungen, die nach längerer Pause wieder aufgenommen werden.
- Im einfachsten Verfahren kann der komplette nnatis-Ordner (z.B. c:\natis\) auf eine CD-R gebrannt werden. Daten, die außerhalb des nnatis-Ordners gespeichert wurden müssen auch auf diese CD-R gebrannt werden! Die CD-R fasst i.d.R. den gesamten Datenbestand, ist preiswert und Platz sparend. Achtung: CD-R können an der Sonne ausbleichen und unlesbar werden.
- Es sollen möglichst keine wiederbeschreibbaren Medien (CD-RW, magnetische Wechselplatten) verwendet werden. Da sie teurer (und beschreibbar) sind, können sie später möglicherweise gelöscht und für augenblicklich "wichtigere" Ziele geopfert werden. Bei professioneller Datensicherung ist diese Gefahr geringer.
- Auch im Netzwerk kann es günstig sein, nnatis-Daten parallel zur zentralen Datensicherung in Eigenregie zu sichern.
- Nach einer Datensicherung können Änderungen im Datenbestand in Textdateien dokumentiert werden. Dazu kann man die Menüfunktion "Datei/Textdatei bearbeiten" benutzen. Dieses Verfahren ist anzuraten, wenn gelegentlich unsystematische Korrekturen vorgenommen werden, an die man sich später nur schwer erinnern kann.
Beim Wiedereinspielen der gesicherten Daten muss folgendes beachtet werden:
- Die von der CD-R zurückkopierten Dateien sind i.d.R. schreibgeschützt. Sie können in nnatis nicht verändert werden, was verschiedene Funktionen zu Fehlermeldungen veranlassen kann. Der Schreibschutz kann über die Funktionen des Betriebssystems entfernt werden ("Eigenschaften" der Datei).
- Zu einer Tabelle (Datei mit Endung .dbf, .dbk) kann eine gleichnamige Memofeld-Datei (Endung .fpt) gehören. Die Memofeld-Dateien dürfen nicht von ihren Stammdateien getrennt werden; das Sichern und Zurückkopieren muss immer paarweise erfolgen.
- nnatis verwaltet die Tabellen "Kartierung", "Gebiete" und "Arten" in zusammengehörenden Gruppen. Zusätzlich kann eine "Arten"- oder "Gebiete"-Tabelle mit mehreren "Kartierung"-Tabellen verwendet werden. Deshalb dürfen diese Tabellen nicht einzeln zurück kopiert werden, sondern immer in passenden Gruppen. Sonst sind schwer erkennbare Datenverfälschungen möglich.
Tipp: unter "Datei/Datenbank öffnen" kann eine Datenbanken-Beschreibung generiert werden, aus der die Zusammenhänge hervor gehen.
- Das erste Öffnen jeder restaurierter Datenbank soll im "Administrator"-Modus und mit der Option "alle Indizes neu erstellen" erfolgen. So wird gewährleistet, dass keine ungültigen Indexdateien zum Weiterarbeiten verwendet werden.
Tipp: Dies ist ab der Version 4.8a nicht mehr nötig, da diese alle Indizes automatisch neu erstellt.
Werden Fehler im Datenbestand festgestellt, soll möglichst bald, doch VOR eventuellen Reparaturversuchen eine Datensicherung durchgeführt werden. Sollten diese Versuche scheitern, hat man wenigstens die Lage nicht verschlimmert.
Bitte bedenken, dass Fehler im scheinbar intakten Datenbestand möglicherweise erst nach längerer Zeit erkannt werden. Sind ältere Daten-Bearbeitungsstände noch verfügbar, können Fehler einfacher aufgespürt und behoben werden.
Um Inkonsistenzen zu vermeiden und die Behebung der Fehlerfolgen zu erleichtern bietet natis die Funktion "Datenbank/Datenredundanz": s. Hilfe dort.
Tipp: eine aktuelle Datensicherung eignet sich sehr gut zum Umziehen auf einen neuen Rechner. Wird zum Sichern einfach der nnatis-Ordner kopiert, kann man durch Zurückkopieren seine gewohnte nnatis-Arbeitsumgebung auf dem neuen Rechner herstellen.
Auch wenn eine Datensicherung mit einem gewissen Arbeitsaufwand verbunden ist, sparen Sie nicht daran. Es ist besser, eine Datensicherung zu haben die man nicht braucht, als eine Datensicherung zu brauchen die man nicht hat.
Stand: 20.12.05